menées par l’ALFI, les ESH et sociétés coopératives HLM du Groupe Arcade-VYV.
ÉVOLÉA
Laure Vandeputte / Chargée de communication
Évoléa, à l’heure du déconfinement
Évoléa fait le bilan des deux derniers mois dans un contexte de gestion de crise inédit. Face à cette crise d’une telle ampleur, Évoléa s’est donnée comme ligne conductrice : innover, oser et agir.
Quelques chiffres en confinement
- 20 à 25 personnes en télétravail
- 1 réunion de crise par jour avec l’ensemble des directeurs
- 2 comités de direction en visio avec l’ensemble de la chaîne managériale
- 3 Commissions d’Attributions Logement dématérialisées (secteurs de Moulins, Vichy et Commentry-Montluçon)
Bilan des ressources humaines
La direction des ressources humaines a eu plusieurs axes d’action à gérer durant cette période de confinement comme limiter le chômage partiel grâce à un accord collectif d’utilisation de congés ou de jours de RTT, maintenir du lien avec les collaborateurs (les informer de la crise, des décisions prises, analyser la situation de chacun, les rassurer, répondre à leurs interrogations…) et proposer des missions de proximité ou de mécénat solidaire sur la base du volontariat. Certains salariés qui ne pouvaient pas travailler à distance ont aidé les associations telles que la Banque alimentaire ou la Croix-Rouge française.
Bilan de la gestion financière
La direction des finances et de la performance a réglé régulièrement les fournisseurs grâce à la dématérialisation du traitement des factures dans des délais optimisés. Le quittancement a été géré à distance avec le déploiement de nouvelles solutions technologiques d’envoi dématérialisé via Neopost. Les procédures de la Caisse des dépôts et consignations ont été adaptées afin de contractualiser les emprunts. Malgré quelques difficultés rencontrées avec certaines banques pour les prélèvements, la gestion quotidienne du recouvrement a pu être menée à bien.
Bilan de la gestion clientèle
La direction a soutenu les commerçants et professionnels en instaurant une remise totale ou partielle des loyers et charges pour cause d’une activité économique fortement affectée par la crise et une remise totale des loyers et charges au profit des associations caritatives ou structure d’entraide par soutien citoyen dans le cadre des actions de mécénat solidaire d’Évoléa.
Plusieurs actions de solidarité ont été mises en place comme des appels téléphoniques réguliers aux personnes fragiles (1 400 personnes de plus de 70 ans ont été contactées), la promotion et diffusion des kits d’actions de VoisinsSolidaires et l’entre-aide intergénérationnelle à la résidence Bon Pasteur, avec les étudiants, jeunes actifs et séniors.
Le service de paiement en ligne a été fortement recommandé aux locataires pour limiter les déplacements. Les conseillers recouvrement ont examiné avec attention les situations des locataires ayant subi une baisse de ressources pendant cette période sensible. Évoléa est restée disponible par téléphone, mail ou via le formulaire de contact sur le site internet afin d’apporter une écoute aux locataires sur toute la période.
Les interventions d’urgence de sécurité et d’entretien, en particulier la gestion des ordures ménagères, ont été assurées grâce à la disponibilité des personnels de proximité et à la mobilisation des entreprises partenaires. Certains travaux comme les travaux liés à la remise en location des logements vides ont pu être maintenus.
Bilan de la gestion du patrimoine
La direction développement et patrimoine n’a pas arrêté son activité en poursuivant le lancement de nouvelles consultations et de nouveaux marchés (en particulier de travaux). Les études d’opération en cours ou nouvelles ont également été poursuivies. Des chantiers en site occupé concernant des populations sensibles ont dû être fermés et sécurisés. L’activité des autres chantiers a été adaptée en mettant en place une nouvelle organisation dans le respect strict des règles sanitaires liées à la COVID-19.
UNE NOUVELLE ORGANISATION DE DECONFINEMENT
Dès le lundi 11 mai 2020, Évoléa a repris un fonctionnement plus standard. Le retour des personnels, conditionné par la réception des équipements de protection individuelle, a pu se faire dans le respect des gestes barrières. Des dispositions ont été prises afin de les réintégrer dans des conditions sanitaires adéquates. Afin de préserver leur santé et celle de leurs proches, la direction a rappelé à ses salariés les mesures de distanciation physique à respecter ainsi que les nouvelles règles de vie sociale instaurées au sein de l’entreprise.
Pour limiter la présence simultanée des salariés dans les bureaux partagés et sur les sites, le télétravail est maintenu pour certains postes éligibles à raison de 1 à 3 jours par semaine jusqu’au 1er juin, dans un premier temps. La réflexion se poursuit pour les périodes à venir.
(photo ci-contre : nouvelles dispositions à Évoléa : plexiglas, signalisation au sol, EPI…)
Gestion de la clientèle
Les sites d’Évoléa sont toujours fermés au public. Cependant, la prise de rendez-vous physique est à présent possible selon les demandes. Les loges gardiens et la Maison de l’Habitat restent fermées au public.
Les appels techniques sont centralisés sur un numéro unique qui est redirigé vers les chargées de clientèle. Les autres appels, dont les demandes de rendez-vous physique, sont gérés par les accueils des différents sites qui privilégient les modes de contact indirects (remise de documents par courrier, boîte aux lettres, téléphone…). Si le rendez-vous physique est indispensable, il sera planifié et les accueils en seront informés chaque jour.
Pour gérer les contacts avec le public, des consignes de protection d’hygiène et de sécurité doivent être respectées. Pour l’accueil des clients dans les bureaux, une seule personne sera reçue par rendez-vous. Les salariés sont équipés de protection (séparation en plexiglas, masques, gants, gel hydro alcoolique) et respectent la distanciation. Pour limiter la transmission directe de documents, ces derniers sont remis via une enveloppe ou pochette plastique. Ces consignes d’hygiène et de sécurité sont affichées dans chaque bureau.
Les visites commerciales ont repris et font également l’objet de modalités particulières de contacts avec le public (nombre limité de personnes dans le logement, pas plus de 2 personnes rencontrées…). Les salariés en visite sont équipés de protection (masques, gants, gel hydro alcoolique) et respectent la distanciation vis-à-vis des prospects au cours du rendez-vous.
Les visites à domiciles (problèmes techniques par exemple) effectuées par les gardiens, les responsables de secteur ou les conseillères sociales doivent être justifiées et sont réalisées dans le respect des règles d’hygiène et de sécurité mises en place. Les autres moyens de communication comme le téléphone, les photos, les vidéos sont privilégiés.
Pour éviter au maximum les contacts avec le public, les prés états des lieux ne sont pas honorés durant la période de déconfinement progressif mais un rendez-vous téléphonique permet aux locataires d’échanger avec le gardien ou le responsable de secteur. Les états des lieux entrant et sortant sont effectués en contradictoire avec un rappel des règles d’hygiène et de sécurité mises en place.
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